Hệ thống kiểm soát vào ra hoạt động dựa trên công nghệ nhận dạng (Thẻ, vân tay - sinh trắc học) và nguyên tắc kiểm tra ID (số nhận diện) của tất cả những cá nhận, người ra vào.
• Mỗi cá nhân được cấp phát một số ID cụ thể thông qua thẻ hoặc lấy chính vân tay của mình làm ID. Hệ thống kiểm soát vào ra sẽ quản lý và phân quyền dựa trên số ID đã cấp phát.
• Tất cả những lần vào ra của mỗi cá nhân sẽ được lưu tại thiết bị (Số ID của cá nhân, ngày giờ vào/ra, cổng, của vào ra, tình trạng vào/ra.

Một hệ thống quản lý truy cập - Access control system hoàn chỉnh thường gồm các thành phần sau. 

I. Khối ghi nhận ID
Tiêu biểu cho khối này là các Reader. Trên thị trường hiện nay có khá nhiều dạng reader khác nhau, việc khác nhau xuất phát từ công nghệ nhận dạng đặc trưng. Tạm phân loại thành 3 nhóm như sau :

1. Nhóm nhận dạng bằng từ:
Thông thường là các reader với kích thước nhỏ gọn có rãnh gắn đầu từ hoặc có thêm bàn phím nhập security code, loại này dùng công nghệ quét dải bằng từ đã được ghi thông tin hoặc mã vạch in sẵn. Đây là công nghệ cũ nhất và hiện ít được sử dụng trong Access Control.
Một số loại reader băng từ- mã vạch

• Card reader đơn giản, chỉ bao gồm 1 rãnh gắn đầu đọc.
• Card reader kết hợp đầu đọc thẻ và bàn phím nhập code.
• Đầu đọc mã vạch di động.

2. Nhóm nhận dạng cảm ứng :

Đây là nhóm đa dạng và ứng dụng rộng rãi nhất hiện nay, mặc dù cùng sử dụng công nghệ đọc thẻ cảm ứng RFID nhưng có nhiều chuẩn đọc khác nhau hoàn toàn phân biệt chủ yếu dựa vào tần số phát.

Một số loại đầu đọc thẻ cảm ứng

• Đầu đọc thẻ RFID tầm siêu ngắn, chỉ có đầu đọc.
• Đầu đọc kết hợp sóng RFID và bàn phím nhập code.
• Đầu đọc kết hợp Kiểm soát ra vào và chấm công, tích hợp màn hình lập trình.

3. Nhóm nhận dạng vân tay:
Đây là loại cao cấp nhất trong trong các sản phẩm nhận dạng. Các đầu đọc loại này tích hợp công nghệ nhận dạng sinh trắc học với các yếu tố kỹ thuật vượt trội, đảm bảo tính xác thực là duy nhất
Một số loại đầu đọc vân tay

Đầu đọc đơn chức năng, chỉ có nhiệm vụ lấy dấu vân tay. 

Đầu đọc vân tay kết hợp bào phím lập trình hoàn thiện, có tích hợp đa chức năng dùng trong kiểm soát và chấm công.

II. Khối ID

Với các công nghệ nhận dạng ID khác nhau sẽ có các loại thẻ ID tương ứng: thẻ nhựa băng từ- mã vạch, thẻ cảm ứng, thẻ gắn chip…Ngoài nhiệm vụ xác thực ID, các loại thẻ hiện nay còn mang thông điệp cần quảng bá của doanh nghiệp, tổ chức nên rất đa dạng về mẫu mã, màu sắc nhưng tựu chung thì sự phân biệt chủ yếu chia thành 2 dạng:

1. Nhóm thẻ nhựa chuẩn:

Nhóm này ngoài công dụng xác nhận ID còn có thể in trên bề mặt các thông tin theo yêu cầu của tổ chức, công ty. Tính thẩm mỹ cao, chuẩn hình chữ nhật thống nhất đang là ưu thế khiến loại này được lựa chọn sử dụng rộng rãi.

Một số loại thẻ nhựa thông dụng

• Card proximity loại dày. Không in trực tiếp lên bề mặt được.
• Card chuẩn phổ thông. In ấn dễ dàng.

2. Nhóm thẻ chuyên dụng :

Nhóm này thiết kế riêng theo nhu cầu sử dụng chuyên biệt của từng đơn vị, chỉ các thẻ sử dụng công nghệ cảm ứng hoặc gắn chip mới dùng các loại thẻ này

Một số loại thẻ cảm ứng chuyên dụng

• Thẻ cảm ứng dạng móc khóa. Gọn nhẹ và tiện dụng.

III. Khối xử lý & điều khiển

Khối xử lý trung tâm thường đảm nhận nhiệm vụ:
- Ghi nhận, trao đổi thông tin với các khối giao tiếp va thiết bị đoc
- Trao đổi thông tin giưa các khối điều khiển
- Kết nối điều khiển thông qua máy tính, mang LAN, WAN, Internet (điều nay phu hơp cho việc quan lý tập trung tư nhưng khu vưc xa nhau).
Tùy theo từng mục đích quản lý mà khối này có thể tách rời thành một trung tâm hợp nhất hoặc tích hợp thẳng vào thiết bị đọc.

Một số thiết bị điều khiển hệ thống:

Access Control board, trang bi cho từng vị trí hoặc tập trung tại trung tâm. 

Access Control center, tập trung thành tủ trung tâm, đặt tại phòng điều khiển. 

Standard Access Control, trung tâm điều khiển tích hợp trong thiết bị, hoạt động độc lập.

IV. Phần mềm ứng dụng

Tùy theo mục đích sử dụng hệ thống mà các công ty cung cấp phần mềm sẽ viết các module ứng dụng dựa trên số liệu bộ xử lý trung tâm đưa về. Hiện nay trên thị trường phổ biến 2 dạng ứng dụng: kiểm soát ra vào và chấm công, tương ứng sẽ có 2 dạng phần mềm xử lý: 
- Phần mềm quản lý ra vào: chức năng đơn giản, thường được cung cấp kèm theo hệ thống, chức năng chủ yếu báo cáo chi tiết về thời gian, địa diểm vào ra của từng đối tượng, quản lý phân quyền kiểm soát an ninh vào ra từng khu vực.
- Phần mềm chấm công: tích hợp thêm nhiều chức năng phức tạp hơn phục vụ cho công tác báo cáo nhân sự, quản lý thời gian, phân bổ ca làm việc, tính lương… Dạng phần mềm này đặc trưng cho từng tổ chức khác nhau nên thường thiết kế riêng và cần trả phí sử dụng.